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山西省社区矫正人员档案管理暂行规定（试行） |
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第一条 为了加强对社区矫正人员档案的管理，准确的执行刑罚和法规，做好监督管理、教育矫正和帮困扶助工作，根据《社区矫正实施办法》、《关于罪犯、劳教人员档案管理暂行规定》和《山西省社区矫正实施细则》等文件要求，结合本省工作实际，制定本规定。
第二条 社区矫正人员档案是司法行政机关对社区矫正人员进行监督管理、教育矫正、考核奖惩和帮困扶助等社区矫正日常管理活动的历史记录，在形式上包括一系列具有保存价值的执法文书、工作记录、影像资料等。
第三条 社区矫正人员档案管理工作是刑罚执行工作的重要组成部分，应当纳入司法行政机关档案全宗，实行集中统一管理，确保档案的完整性、安全性及其有效利用。
第四条 社区矫正人员档案管理工作受上级社区矫正机构监督、指导，并接受同级档案行政管理部门的业务监督和指导。
第五条 凡是在社区矫正工作中形成的、具有考察利用价值的各类文件材料均属于归档范围，各级司法行政机关应当及时收集、整理社区矫正档案材料，确保档案的原始性、真实性、准确性和完整性。
第六条 各级司法行政机关应配备相应的社区矫正档案管理人员。档案管理人员应热爱档案工作，忠于职守，具有档案专业知识，并保持相对稳定。
第七条 社区矫正人员在矫正期间应逐人档案；分执行档案、工作档案，有条件的社区矫正机构可以建立社区矫正影像档案。执行档案由县级司法行政机关保存，工作档案由司法所保存。
（一）县级司法行政机关应当在社区矫正人员接收和被决定矫正之日起建立社区矫正执行档案，一人一档，包括适用社区矫正的法律文书，以及接收、监管审批、处罚、收监执行、解除矫正等有关社区矫正执行活动的法律文书。
执行档案的归类整理：
第一类：登记表
1、社区矫正人员基本信息表；
2、社区矫正人员未按规定报到的通报函。
第二类：法律文书
1、社区矫正人员法律文书送达证；
2、管制、缓刑判决（裁定）书、执行通知书、调查评估意见书、接受社区矫正保证书；
3、假释人员的原判法律文书、假释裁定书、罪犯出监鉴定表、调查评估意见书、接受社区矫正保证书；
4、暂予监外执行人员的判决（裁定）书、暂予监外执行通知书、罪犯暂予监外执行决定书、罪犯病残鉴定书或指定医院审查意见、出监鉴定表、审批表、具保书、调查评估意见书、接受社区矫正保证书。
第三类：监管奖惩材料
1、社区矫正人员进入特定区域（场所）审批表；
2、社区矫正人员申请外出审批表；
3、社区矫正人员居住地变更审批表；
4、警告决定书；
5、治安管理处罚建议书；
6、警告、治安管理处罚审批表；
7、撤销缓刑建议书；
8、撤销假释建议书； 9、收监执行建议书； 10、减刑建议书； 11、提请撤销缓刑、撤销假释、收监执行、减刑建议审核表。 第四类：解除矫正材料 1、社区矫正期满鉴定表；
2、解除社区矫正证明书；
3、解除社区矫正通知书；
4、社区矫正人员死亡通知书。
第五类：其他应归档的重要材料。
（二）司法所应当建立社区矫正工作档案，一人一档，包括司法所和矫正小组进行社区矫正的工作记录，社区矫正人员接受社区矫正的相关材料等。同时留存社区执行档案副本。
工作档案的归类整理：
第一类：登记表
1、社区矫正人员基本信息表。
第二类：法律文书复印件（执行档案复印件）
第三类：监管教育材料
1、社区矫正宣告记录；
2、矫正责任书；
3、监督帮教协议书；
4、社区矫正人员管理级别审定表；
5、社区矫正人员矫正方案；
6、社区矫正人员个别教育情况登记表；
7、社区矫正人员谈话记录表；
8、社区矫正人员走访记录表；
9、社区矫正人员社区服务记录表；
10、社区矫正人员思想汇报（按时间顺序）；
11、社区矫正人员进入特定区域（场所）审批表；
12、社区矫正人员申请外出审批表；
13、社区矫正人员居住地变更审批表；
14、社区矫正人员脱管通知书。
第四类：考核奖惩材料
1、社区矫正人员计分考核台账；
2、社区矫正人员奖（扣）分审批表；
3、警告决定书（复印件）；
4、警告、治安管理处罚审批表；
5、社区矫正人员考核奖惩通知书。
第五类：健康状况材料
1、体检表；
2、就医情况记录材料。
第六类：解除矫正材料
1、解除社区矫正宣告记录。
第七类：其他应归档的重要材料。
（三）有条件的社区矫正机构可以建立社区矫正影像档案，包括审前调查、入矫环节、个别谈话、集中教育、社区服务、工作走访、脱管追查、奖惩执行、解矫环节等。
上述各类材料按时间先后顺序排列、整理装订。
第八条 社区矫正人员矫正终止后，司法所应在15日内整理社区矫正人员工作档案并上交县级司法行政机关保管，办理好交接手续。县级社区矫正机构应将其执行档案和工作档案合并，由县级社区矫正机构整理立卷，每个人的档案组成一卷或数卷。
社区矫正人员档案每卷以不超过200页为宜，超过时可立分卷。
第九条 社区矫正档案文书的印刷格式和纸张使用，按照《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999）的要求执行，用纸采用国际标准A4型；对于一式多份且需要加盖骑缝章的文件采用A3型或A3型拼接，左侧装订。文件标题字体一般用2号小标宋，正文字体一般用3号宋体。
第十条 社区矫正人员档案应有卷皮、卷内目录和备考表。卷内文书材料，除卷内目录、备考表外，应在右上角（背面左上角）编页号，有关卷内文件材料的说明，应逐项填入备考表内，并填写立卷人、检查人姓名和立卷时间。卷皮、卷内目录所填内容应与卷内材料相符，卷皮应用字迹耐久的蓝黑或碳素墨水逐项准确填写。字迹要工整、清晰、规范。
第十一条 社区矫正人员档案装订前要拆除金属物。对残缺破损、小于或大于卷面的材料和字迹偏左，装订后影响阅卷的材料，要进行修补、裱贴和折叠。
第十二条 社区矫正人员档案卷内有文字的材料右上角（背面左上角）编页号，做到右齐、下齐，案卷左侧三孔一线装订。所有材料的装订应用线装。
第十三条 社区矫正人员档案的保管期限为20年。
档案的保管期限应当从社区矫正人员矫正终止的当年算起。
第十四条 社区矫正人员解矫后，其档案由县级司法行政机关分级集中统一管理，不得分散或随意转移。
第十五条 社区矫正人员居住地变更时，其单人档案应随人移交接收单位。移交前对档案应详细核对并逐一登记造册（一式三份），双方办理交接手续，各存一份，报市级社区矫正机构一份。
第十六条 社区矫正人员社区矫正终止时，档案不得外转。
第十七条 社区矫正人员档案保管期限分年度排列，一年为一断号。
第十八条 各级司法行政机关应当严格落实社区矫正人员档案查阅、借阅制度，严格履行查阅、借阅登记手续。查阅档案时，不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾划、批注档案材料。
（一）档案的对外查阅、借阅。社区矫正人员档案原则上不对外查阅、借阅。确因工作需要查阅和借阅的，外调人员需凭县级以上人民政府或政府机关外调介绍信，经县级司法局批准同意。借阅时应当点交清楚，办理借阅手续，并限期归还。电话、信函查档一律不予办理。
（二）档案的内部查阅、借阅。司法行政机关内部确因工作需要查阅社区矫正人员档案，需经县级社区矫正工作机构同意，并做好借阅登记，限期归还。
第十九条 各级司法行政机关应当对未成年社区矫正人员给予身份保护，其矫正档案应当严格保密。确因工作需要查阅的，需报请市级矫正机构批准，查阅时需工作人员在场，不得借阅、复印、摘抄其档案内容。
第二十条 归还档案时要当面清查，如发现损坏的情况，应及时追查责任，认真处理。阅卷人摘抄的材料，经档案人员核对无误后，可签署意见，并经领导批准，加盖公章。
第二十一条 档案人员必须严格遵守保密制度，不得泄露档案内容，确保档案安全。
第二十二条 社区矫正人员档案管理部门应编制检索工具和资料，以方便利用，提高效率。有条件的可利用微机检索。
第二十三条 建立档案统计制度，对社区矫正人员档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并每年向上级社区矫正机构报送档案基本情况统计表，进行必要的统计分析。
第二十四条 县级司法行政机关要建立专门的社区矫正人员档案库房，配备金属档案柜，档案库、办公室、阅卷室应分开设置；司法所要有专门的社区矫正人员档案柜，配备档案装具。
第二十五条 档案库应坚固耐用，做到防火、防盗、防潮、防高温、防蛀、防光、防尘；档案库房不得存放与档案无关的物品。严禁在库房内存放食品、杂物和枪支弹药，严禁在库房周围存放易燃易爆物品。
第二十六条 库房设施和安全措施应经常检查，保持库房内的清洁，库房的温度应保持在14℃—24℃，相对湿度在45%—60%。
第二十七条 要不断地研究和改进档案保管方法和保管技术，添置必要的现代化设备，如温湿度计、去湿机、空调机、复印机、电子计算机等，逐步实现档案管理的科学化、现代化。
有条件的社区矫正机构可同时对社区矫正人员档案实行电子化管理，但计算机不得与国际互联网或其他网络连接。
第二十八条 档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。
第二十九条 档案管理人员调动工作时，应在离职前做好档案移交工作，办好交接手续。
第三十条 社区矫正机构应组织档案管理人员组成鉴定小组，定期对保管期限已满的档案进行鉴定。
第三十一条 社区矫正人员档案销毁应当严格按照档案保管期限执行。到期的社区矫正人员档案由县级档案鉴定小组鉴定，逐卷登记，编造销毁清册，提出书面报告，经市级司法行政机关审批后，指定时间到指定地点，在符合保密条件下，一律销毁，并报上级社区矫正机构备案。
第三十二条 对冤假错案人员在社区矫正期间形成的材料，应根据有关规定分别处理：
1、刑事判决书、执行通知书、劳动教养决定书、通知书、平反裁定书、决定书等法律文件，应立卷归档，送交市社区矫正机构保存；
2、其他材料编制销毁清册，提出书面报告，经市级司法行政机关审批后，指定时间到指定地点，在符合保密条件下，一律销毁，销毁清册应存入本人档案。
第三十三条 本规定自发布之日起施行，原制定的《山西省社区服刑人员档案管理规定（试行）》同时废止。
第三十四条 本规定由山西省司法厅负责解释。
附件：
1、社区矫正人员档案封面（用牛皮纸）
2、卷内备考表
3、社区矫正人员档案卷内目录（执行档案）
4、社区矫正人员档案卷内目录（工作档案）
附件一
附件二
卷内备考表
附件三
执行档案备考表
山西省司法厅制表
附件四
工作档案备考表
太原市迎泽区司法局 |
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| 时间:2013-02-20 11:03:52 点击数:0 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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